¿Qué es una factura electrónica?

Es un documento que acredita una transacción de bien o servicio de manera digital, la cual contiene información de importancia para el vendedor, comprador y la DIAN. Tiene los mismos efectos que la factura de papel, la única diferencia es que se presenta en formato electrónico y se emite a la DIAN de manera inmediata a su creación.

¿De qué se compone una factura electrónica?

La facturación electrónica está compuesta por una firma electrónica, la cual posee una encriptación especial dándole un nivel de seguridad alto, el CUFE o Código Único de Facturación Electrónica y es emitida en formato XML. Estas características la hacen diferente a una factura digital, ya que esta última es una representación gráfica de la factura, normalmente expedida en formato PDF.

Funciones de la facturación electrónica

Ya son varios los países de la región que junto a Colombia han implementado la facturación electrónica, ya que, tiene varias funciones y beneficios dentro de la economía de un país y serán fundamentales para la nueva era de su desarrollo:

 

1. Formalización: por lo general, para un gobierno es muy complejo controlar la evasión de impuestos. Con la implementación de la facturación electrónica se aumenta y mejora el recaudo, ya que las empresas tienen menores oportunidades de hacer operaciones fraudulentas.

2. Se puede negociar la factura como título valor, para recibir los recursos anticipadamente, esta nueva normativa surge en el Decreto 1154 de 2020 en el cual se reglamenta su circulación.

3. Mejora significativamente la eficiencia operativa de las empresas porque simplifica un poco el proceso de facturación y lo hace menos tedioso para el área de contabilidad de cualquier empresa.

¿Quiénes están obligados a expedir factura electrónica?

Dentro de quienes están obligados a expedir factura electrónica se encuentran:

·Responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).

·Responsables del impuesto al consumo.

·Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, presten servicios relacionados con estas profesiones o enajenen bienes producto de una actividad agrícola o ganadera. Esto independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.

·Comerciantes, importadores o prestadores de servicios; también quienes participen en las ventas a consumidores finales.

·Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA y que presten sus servicios de acuerdo con lo descrito en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.

·Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado, a través del régimen simple de tributación SIMPLE.

·Los plazos para los obligados a expedir factura electrónica se determinan según su actividad económica principal. Cada actividad económica se encuentra organizada con un código que indica la fecha elegida para que empiecen a facturar electrónicamente.

 

¿Los no responsables de IVA están obligados a facturar? (régimen simplificado)

Las personas naturales que no son responsables del IVA y a las que antes se les conocía como régimen simplificado, no están en la obligación de expedir factura electrónica, siempre y cuando, al vender productos o servicios excluidos del IVA, sus ingresos de este año o del año anterior no superen los 3.500 UVT (Unidad de Valor Tributario). Si sobrepasan esta cantidad, se vuelven facturadores electrónicos de manera automática.

 

¿Es posible facturar electrónicamente de manera voluntaria?

Quienes no están obligados a facturar electrónicamente, pero aun así deciden hacerlo, no tendrán ningún inconveniente y la factura será completamente válida como título valor. Eso sí, deben cumplir con los mismos requisitos que el Estatuto Tributario ha establecido para los obligados a facturar.